Documents de l’événement

Documents rassemble les fichiers de l’événement et ceux qui lui sont liés par ses ressources : lieu, équipes ou modèles, selon les rattachements et vos droits.

Le module doit être actif. Consulter, ajouter et modifier demandent des permissions différentes. Le dossier de rangement détermine aussi les accès au fichier.

Retrouver un document

1. Ouvrez Documents dans l’événement.
2. Parcourez Dossiers ou Tout à plat, ou utilisez la recherche.
3. Regardez Remonte par pour comprendre le rattachement.
4. Ouvrez le fichier pour le prévisualiser lorsqu’un aperçu est disponible, ou le télécharger.

Un document peut être lié à plusieurs contextes sans être dupliqué. Modifier ou remplacer sa source peut donc concerner plusieurs usages.

Ajouter un fichier

Sélectionnez Ajouter un document, déposez le fichier et vérifiez Ranger dans. Complétez son titre et les champs demandés, puis Ajouter. Attendez la confirmation de fin d’envoi avant de quitter.

Pour réutiliser un fichier déjà présent, gérez ses liens depuis la bibliothèque documentaire ou la zone de documents liés de l’objet concerné. Cela évite d’importer plusieurs copies du même plan.

Retirer un lien ou changer une version

Retirer de l’événement enlève le rattachement direct ; le fichier reste dans la bibliothèque. Un document hérité d’une équipe ou d’un lieu se gère à cette source. Retirer ce lien source peut le faire disparaître des autres événements qui en dépendent, y compris de leur historique : lisez l’impact indiqué avant de confirmer. Ce n’est pas un masquage limité à l’événement ouvert.

Remplacer le fichier crée une nouvelle version du document source, selon vos droits. Consultez Historique des versions pour distinguer les versions. Un événement terminé peut afficher sa version figée à la clôture : l’indication à l’écran vous le précise.

Un téléchargement est une copie locale. Vérifiez de nouveau la version dans EventOps avant de l’utiliser pour une nouvelle édition.

Depuis l’application mobile

Touchez + pour ajouter une photo ou un fichier. Sur iPhone et Android compatible, Numériser un document rassemble les pages photographiées dans un PDF. Sur Android, gardez une connexion au premier usage pour télécharger le scanner des services Google Play. Si la numérisation n’est pas disponible, ajoutez une photo ou un fichier. Renseignez les champs demandés avant de choisir vos fichiers ; ces informations s’appliquent à tout le lot. Chaque fichier peut peser au plus 15 Mo.

Un dépôt En attente reste sur ce téléphone jusqu’à son envoi. Après confirmation, Ouvrir permet de lire le document. Si un fichier est refusé, les autres fichiers du lot peuvent continuer : consultez le motif et reprenez celui qui a échoué.

Dans le lecteur PDF sur iPhone, la loupe cherche dans le texte du document. Un PDF composé uniquement de photos peut ne contenir aucun texte à rechercher. Pour un autre format, Ouvrir avec… propose une application compatible.

Avant de couper le réseau, vérifiez le nombre de documents disponibles sur l’appareil. La préparation télécharge les fichiers autorisés pendant la fenêtre prévue pour l’événement. Garder après l’événement, dans la fiche du document, prolonge sa conservation si l’organisation autorise le hors ligne. Une révocation d’accès connue ou une déconnexion du compte retire les copies concernées.