Contacts externes

Un contact externe est une fiche de personne sans compte, sans connexion et sans permissions. Elle évite de ressaisir les coordonnées d’un prestataire présent sur plusieurs événements. Créer sa fiche ne lui envoie pas d’invitation.

Pour créer ou modifier ces fiches, vous devez disposer du droit de gérer les contacts externes.

Activer l’utilisation des contacts

Si la liste affiche Activez les contacts externes, ouvrez Ouvrir le réglage. Avec les droits nécessaires, activez Autoriser les contacts externes, puis Enregistrer, dans Réglages → Champs d’un contact externe.

Cette autorisation concerne l’organisation. Chaque modèle et événement choisit ensuite s’il utilise des contacts externes.

Créer et retrouver une fiche

1. Ouvrez Contacts externes, puis Nouveau contact.
2. Renseignez le Prénom, le Nom et les champs obligatoires indiqués.
3. Ajoutez les coordonnées utiles, puis Créer la fiche.
4. Sélectionnez la personne dans la liste pour consulter ses coordonnées et ses participations.

Si le téléphone ou l’e-mail correspond à une fiche existante, examinez la proposition avant de créer un doublon. Un nom identique ne suffit pas à établir une correspondance.

La fiche peut ensuite être utilisée dans les événements qui autorisent les contacts externes. Elle ne devient pas automatiquement participante de tous les événements.

Inviter une ou plusieurs personnes

Depuis l’aperçu d’une fiche, ouvrez Inviter dans l’organisation. Pour plusieurs personnes, cochez leurs fiches dans la liste, puis choisissez Inviter dans la barre de sélection.

1. Vérifiez l’adresse de chaque personne ; vous pouvez la compléter dans la fenêtre. Les fiches sans adresse valide, archivées ou anonymisées sont ignorées. Une adresse partagée par plusieurs fiches ne reçoit qu’une invitation dans le lot.
2. Choisissez le Type d’adhésion, si les deux choix vous sont proposés. Membre donne un compte permanent avec un Rôle dans l’organisation. Utilisateur temporaire donne accès à un événement, avec un rôle d’événement, une équipe si nécessaire et une période d’accès.
3. En temporaire, vérifiez l’événement proposé : ceux auxquels les contacts participent déjà apparaissent d’abord. Le même événement et le même réglage s’appliquent à toutes les personnes du lot.
4. Vérifiez le nombre d’invitations prévu, puis envoyez. Attendez le bilan : il indique les envois confirmés et les fiches ignorées ou en erreur. Les succès sont retirés de la sélection pour éviter de les renvoyer. Si un envoi n’est pas confirmé après une coupure, vérifiez son état avant de réessayer.

Après un envoi non confirmé, ouvrez Utilisateurs → En attente pour un membre, ou Utilisateurs temporaires → En attente pour un temporaire, et recherchez l’adresse. Sa présence confirme que l’invitation a été enregistrée, pas que le destinataire a reçu le message. Si vous ne pouvez pas consulter cette liste, demandez à une personne autorisée de vérifier avant de renvoyer.

Inviter exige le droit de gérer les contacts externes, plus celui de gérer les utilisateurs pour un membre, ou les utilisateurs temporaires et les participants de l’événement pour un accès temporaire. Seuls les types autorisés sont proposés.

Jusqu’à l’acceptation, la personne reste un contact externe. À l’acceptation, ses participations sont reliées au compte. Une invitation temporaire porte un seul événement ; ajoutez un autre accès après l’acceptation depuis les membres temporaires.

Ranger la fiche

Archiver retire la fiche des choix actifs tout en conservant son historique. Désarchiver la remet en usage.

La suppression définitive est réservée aux fiches sans historique. Anonymiser efface définitivement l’identité et les coordonnées tout en conservant les faits de participation. Lisez la confirmation avant d’utiliser cette action : elle ne se défait pas.